Czy przy zmianie hostingu stracę maile?

Nie, jeśli skrzynki zostaną skopiowane na nowy serwer przed zmianą rekordów MX, a stary serwer pozostanie aktywny przez kilka dni po przełączeniu. Straty biorą się prawie zawsze z przełączenia DNS na początku zamiast na końcu albo z wyłączenia starej usługi zbyt wcześnie.

Jak długo trwa migracja poczty firmowej?

Dla firmy z dziesięcioma skrzynkami i kilkudziesięcioma gigabajtami archiwum całość mieści się w jednym dniu roboczym, z czego większość to czas synchronizacji IMAP. Przy dwóch skrzynkach operacja zajmuje około godziny.

Co zrobić z rekordami SPF i DKIM po przeniesieniu poczty?

Rekord SPF na czas przejścia powinien obejmować oba serwery, a po zakończeniu migracji już tylko nowy. DKIM trzeba wygenerować na nowym serwerze i opublikować w DNS. Bez tego wiadomości zaczynają trafiać do spamu, mimo że sama poczta działa.

Czy skrzynka odbierana przez POP3 przeniesie się razem z archiwum?

Zwykle nie. Przy POP3 z opcją usuwania wiadomości z serwera archiwum leży wyłącznie na dysku jednego komputera, więc nie ma czego kopiować z serwera. Takie skrzynki trzeba przenieść z programu pocztowego, wgrywając wiadomości na nowe konto IMAP.

Migracja poczty na nowy hosting bez utraty maili

Pocztę firmową przenosi się bez utraty wiadomości, jeśli skrzynki zostaną skopiowane na nowy serwer zanim zmienisz rekordy MX, a stary serwer zostanie aktywny jeszcze przez kilka dni po przełączeniu. Straty biorą się prawie zawsze z jednego błędu: ktoś zmienia DNS na początku, a nie na końcu. Poniżej kolejność, która działa, i lista rzeczy, o których najłatwiej zapomnieć.

Dlaczego przy migracji poczty w ogóle giną maile

Za to, gdzie trafia wiadomość wysłana na Twój adres, odpowiada rekord MX w DNS domeny. Zmiana tego rekordu nie działa natychmiast na całym świecie: serwery pocztowe trzymają poprzednią odpowiedź w pamięci przez czas określony parametrem TTL, zwykle od kilkunastu minut do doby. Przez ten okres część nadawców wysyła jeszcze na stary serwer, a część już na nowy.

Jeśli stary serwer w tym czasie działa, obie grupy wiadomości dochodzą i po prostu leżą w dwóch miejscach. Jeśli został wyłączony albo usługa wygasła, nadawca dostaje odbicie, a wiadomość przepada. To jest cała mechanika strat. Drugie źródło problemów to kopiowanie skrzynek dopiero po przełączeniu, bo wtedy nowe wiadomości mieszają się z importem archiwum i część łatwo przeoczyć.

Zbierz informacje, zanim cokolwiek ruszysz

Przed przeprowadzką potrzebujesz kompletnej listy: wszystkie adresy w domenie, także te, o których nikt nie pamięta, czyli biuro, kontakt, faktury, rekrutacja, no-reply i adresy techniczne. Do tego aliasy i przekierowania, reguły automatycznych odpowiedzi, listy dystrybucyjne oraz konta, z których wysyłają systemy: sklep, formularz kontaktowy, system fakturowania, newsletter.

Sprawdź też rozmiar każdej skrzynki i sposób jej odbierania. Skrzynka pobierana przez POP3 z zaznaczoną opcją usuwania kopii z serwera ma większość archiwum wyłącznie na dysku jednego komputera i nie skopiujesz jej z serwera, bo tam po prostu jej nie ma. To najczęstsza przykra niespodzianka w małych firmach, gdzie konfiguracja programu pocztowego pamięta jeszcze poprzedniego informatyka.

Kolejność, która nie gubi wiadomości

Załóż skrzynki na nowym serwerze. Te same adresy, te same aliasy, ta sama struktura. Na razie nic na nie nie przychodzi, bo DNS wciąż wskazuje na stary serwer.
Skopiuj zawartość skrzynek. Synchronizacja przez IMAP przenosi wiadomości razem z folderami, statusem przeczytania i flagami. Przy dużych archiwach pierwsze przejście potrafi trwać wiele godzin, dlatego robi się je z wyprzedzeniem.
Obniż TTL rekordów MX. Na dobę przed przełączeniem ustaw krótki czas życia wpisu, na przykład 300 sekund. Dzięki temu zmiana rozejdzie się w minutach, a nie w kilkanaście godzin.
Przygotuj SPF, DKIM i DMARC dla nowego serwera. Rekord SPF powinien na czas przejścia obejmować oba serwery, żeby wysyłka z żadnego z nich nie trafiała do spamu.
Przełącz rekordy MX. Dopiero teraz. Od tej chwili nowa poczta zaczyna spływać na nowy serwer.
Uruchom synchronizację różnicową. Drugie przejście dokopiuje to, co dotarło na stary serwer między pierwszą kopią a przełączeniem. Ten krok domyka lukę.
Zostaw stary serwer na kilka dni. Zwykle wystarczy 3 do 7 dni. Przez ten czas sprawdzaj, czy coś jeszcze tam dochodzi, i dopiero potem wypowiedz usługę.

Rzeczy, o których zapomina się najczęściej

Autoresponder i reguły filtrowania nie przenoszą się razem z wiadomościami. Trzeba je przepisać ręcznie, a przy dziesięciu skrzynkach to godzina pracy, o której nikt nie pamięta w planie. Podobnie kalendarze i kontakty, jeśli korzystasz z nich przez serwer, a nie lokalnie.

Druga sprawa to systemy wysyłające pocztę w tle. Sklep wysyłający potwierdzenia zamówień, formularz kontaktowy na stronie, system do faktur i newsletter mają zapisane dane serwera SMTP. Po migracji trzeba je zmienić, inaczej wysyłka zacznie się odbijać, zwykle w najgorszym możliwym momencie. Warto zrobić listę tych integracji już na etapie zbierania informacji.

Trzecia to reputacja domeny. Poprawnie ustawione SPF, DKIM i DMARC decydują o tym, czy Twoje wiadomości wylądują w skrzynce odbiorczej, czy w spamie. Po zmianie serwera te rekordy muszą opisywać nowego nadawcę, a to najczęstsza przyczyna sytuacji, w której po przeprowadzce klienci przestają odbierać faktury. Rozpisujemy to szczegółowo we wpisie o tym, dlaczego maile firmowe trafiają do spamu.

Warto też pomyśleć, które skrzynki są krytyczne i wymagają najstaranniejszej weryfikacji po przełączeniu. Adresy do faktur i do obsługi zamówień to oczywistość. Jeśli z firmowej skrzynki prowadzisz rekrutację, przerwa w odbiorze zgłoszeń kosztuje podwójnie, bo kandydat, który nie dostał żadnej odpowiedzi, zostawi o tym ślad tam, gdzie inni sprawdzają opinie o pracodawcach, jeszcze zanim wyślą swoje CV.

Jak sprawdzić, że migracja się udała

Test zajmuje kwadrans i warto go wykonać na każdej ważnej skrzynce. Wyślij wiadomość z zewnętrznego adresu i sprawdź, czy dotarła na nowy serwer. Odpowiedz na nią i sprawdź nagłówki u odbiorcy: uwierzytelnienie SPF i DKIM powinno pokazywać wynik pozytywny. Otwórz najstarszy folder w archiwum i porównaj liczbę wiadomości ze starym serwerem. Sprawdź, czy działają załączniki i czy foldery mają tę samą strukturę.

Na koniec przejrzyj przez tydzień folder ze spamem na obu serwerach. Jeśli po przełączeniu część korespondencji zaczyna tam trafiać, to znak, że rekordy uwierzytelniające wymagają poprawki, a nie że nadawcy nagle zaczęli pisać inaczej.

Ile to trwa i kto powinien to zrobić

Dla firmy z dziesięcioma skrzynkami i archiwum rzędu kilkudziesięciu gigabajtów całość zamyka się w jednym dniu roboczym, z czego większość to czekanie na synchronizację. Przy dwóch skrzynkach robi się to w godzinę. Trudność nie leży w samej operacji, tylko w kolejności i w tym, żeby o niczym nie zapomnieć. Jeśli razem z pocztą przenosisz też witrynę, prościej zrobić obie rzeczy w jednym oknie serwisowym, tak jak opisaliśmy przy migracji strony bez przestoju.

Jeśli nie chcesz tego prowadzić samodzielnie, u nas migracja strony razem z pocztą jest bezpłatna od planu Biznes i wykonujemy ją my, łącznie z rekordami SPF, DKIM i DMARC. Zakres skrzynek w poszczególnych planach opisujemy na stronie poczty firmowej z własną domeną, a całą przeprowadzkę witryny na stronie zmiany hostingu bez przestoju. Jeśli porównujesz właśnie dostawców, przydać się mogą także zestawienia z alternatywą dla nazwa.pl i alternatywą dla home.pl.