Umowa hostingu: co powinna zawierać i na co uważać

Umowa hostingu to w praktyce nie jeden podpisany papier, tylko zestaw trzech dokumentów: regulamin świadczenia usług, cennik i umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych. Przed zakupem sprawdź w nich cztery rzeczy: cenę odnowienia, czas reakcji wsparcia, zasady wypowiedzenia i to, co dzieje się z Twoimi danymi po zakończeniu współpracy. Reszta zapisów jest zwykle standardowa i mało kto ma na nią realny wpływ. Te cztery decydują o tym, ile faktycznie zapłacisz i jak szybko odzyskasz stronę, kiedy coś pójdzie nie tak.

Czym właściwie jest umowa hostingu

Kupując hosting, rzadko podpisujesz cokolwiek długopisem. Umowa zawiera się przez akceptację regulaminu w koszyku, a to, co potocznie nazywamy umową hostingu, jest sumą kilku dokumentów obowiązujących równolegle. Regulamin świadczenia usług opisuje prawa i obowiązki stron. Cennik określa kwoty i okresy rozliczeniowe. Umowa powierzenia przetwarzania danych reguluje to, co dostawca może robić z danymi osobowymi na Twoim serwerze. Czasem dochodzi jeszcze osobny dokument opisujący parametry usługi, czyli SLA.

To rozproszenie ma praktyczną konsekwencję: najważniejsze dla Ciebie zapisy rzadko leżą w jednym miejscu. Cena odnowienia bywa tylko w cenniku, czas reakcji tylko w SLA, a zasady usunięcia danych tylko w regulaminie. Dlatego czytanie samej strony oferty niczego nie rozstrzyga. Trzeba otworzyć dokumenty i wyszukać w nich konkretne hasła, a to zajmuje kwadrans i oszczędza sporo późniejszych nerwów.

Dla firmy istotne jest jeszcze jedno. Umowa o świadczenie usług hostingowych zawierana przez przedsiębiorcę nie jest umową konsumencką, więc nie chroni Cię ustawowe prawo odstąpienia w ciągu czternastu dni ani część przepisów o klauzulach niedozwolonych. Jednoosobowa działalność bywa tu traktowana pośrednio, ale nie licz na to z góry. W praktyce oznacza to, że okres testowy oferowany dobrowolnie przez dostawcę jest Twoim jedynym realnym wyjściem awaryjnym.

Co powinna zawierać umowa o świadczenie usług hostingowych

Poniższa tabela zbiera elementy, które warto odszukać przed zakupem, razem z informacją o tym, dlaczego akurat ten zapis bywa kosztowny, kiedy go zabraknie. Kolejność odpowiada temu, jak często ludzie wracają do nas z problemem wynikającym właśnie z tego punktu.

Jeśli któregoś z tych punktów nie ma w dokumentach, nie zakładaj złej woli dostawcy. Napisz i poproś o odpowiedź na piśmie, najlepiej mailem, bo korespondencja z konkretną kwotą albo liczbą godzin ma w razie sporu wartość dowodową. Sposób i szybkość tej odpowiedzi mówi zresztą sporo o tym, jak będzie wyglądał kontakt przy prawdziwej awarii.

Czy umowa hostingu musi być na piśmie

Nie. Umowa o świadczenie usług hostingowych jest ważna także wtedy, gdy zawierasz ją przez akceptację regulaminu i opłacenie faktury proforma. Forma pisemna nie jest wymogiem ustawowym dla samej usługi hostingu. Wyjątkiem jest umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, dla której art. 28 ust. 9 RODO wymaga formy pisemnej, w tym elektronicznej, czyli akceptacji online albo podpisu elektronicznego.

Większe firmy i instytucje publiczne często i tak żądają odrębnego dokumentu podpisanego przez obie strony, zwykle po to, żeby dopiąć własne procedury zakupowe albo dołożyć zapisy o poufności. To normalna praktyka i dobry dostawca nie powinien z tym mieć problemu. Warto zapytać o to na etapie wyboru, a nie po zakupie, bo negocjacja treści bywa płatna i potrafi trwać tygodniami.

Na jaki okres podpisuje się umowę hostingu

Standardem na polskim rynku jest okres roczny z automatycznym przedłużeniem, choć część dostawców rozlicza też miesięcznie albo kwartalnie. Płatność roczna jest zwykle wyraźnie tańsza w przeliczeniu na miesiąc, u nas odpowiada dziesięciu miesiącom zamiast dwunastu. Umowa rzadko jest zawierana na czas określony w rozumieniu zobowiązania do trwania współpracy, więc zwykle po prostu nie przedłużasz usługi, jeśli nie chcesz jej kontynuować.

Pułapka leży gdzie indziej i dotyczy pieniędzy, a nie czasu trwania. Jeśli płacisz z góry za rok, a rezygnujesz w połowie okresu, wiele regulaminów nie przewiduje zwrotu za część niewykorzystaną. Przy pierwszym roku w promocji rezygnacja bywa więc tania, a przy odnowieniu po pełnej stawce znacznie mniej. Zanim zapłacisz za kolejny rok z góry, sprawdź, czy jesteś zadowolony z ostatnich dwunastu miesięcy, bo to jest moment, w którym decyzja realnie kosztuje.

Na co uważać w regulaminie hostingu

Najwięcej pieniędzy kryje się w cenie odnowienia. Model promocyjnego pierwszego okresu jest na polskim rynku powszechny i sam w sobie nie jest nieuczciwy, o ile stawka regularna jest podana jawnie. Skala potrafi jednak zaskoczyć: spotykane są wzrosty od kilkukrotnych do kilkunastokrotnych względem ceny startowej. Zebraliśmy zweryfikowane stawki odnowienia największych polskich dostawców razem z rachunkiem w skali trzech lat w naszym cenniku, a sam mechanizm rozkładamy we wpisie o tym, dlaczego cena hostingu rośnie po odnowieniu.

Drugi punkt to limity zasobów. W ofercie widzisz przestrzeń dyskową, bo łatwo ją porównać, ale o stabilności strony przy większym ruchu decydują limity procesora, pamięci i liczby jednoczesnych procesów. Bywają opisane dopiero w regulaminie albo w załączniku technicznym. Trzeci punkt to zasady zawieszenia usługi. Warto wiedzieć, po ilu dniach od terminu płatności strona przestaje działać i czy dostawca informuje o tym wcześniej, bo nieopłacona w porę faktura potrafi wyłączyć sklep w środku sezonu.

Osobno sprawdź, co regulamin mówi o wsparciu. Zwroty w rodzaju wsparcia dostępnego całą dobę opisują godziny pracy, a nie zobowiązanie do zrobienia czegokolwiek w określonym czasie. Dopiero konkretna liczba godzin oznacza realne zobowiązanie, o czym piszemy szerzej we wpisie o tym, co to jest SLA w hostingu.

Czy umowę hostingu można wypowiedzieć w trakcie okresu

Zwykle tak, ale bez zwrotu pieniędzy za niewykorzystaną część okresu, chyba że regulamin wyraźnie przewiduje rozliczenie proporcjonalne. W praktyce rezygnacja polega najczęściej na wyłączeniu automatycznego przedłużenia w panelu klienta przed terminem odnowienia. Sprawdź, ile dni przed terminem trzeba to zrobić, bo część dostawców wystawia fakturę na kolejny okres z wyprzedzeniem i po jej wystawieniu sprawa się komplikuje.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy to dostawca zmienia warunki. Jeśli podnosi cenę albo istotnie zmienia regulamin w trakcie opłaconego okresu, dobrze skonstruowany dokument daje prawo do rezygnacji bez konsekwencji, z rozliczeniem części niewykorzystanej. Brak takiego zapisu jest sygnałem ostrzegawczym, bo oznacza, że warunki mogą się zmienić jednostronnie, a Ty zostajesz z opłaconą usługą.

Co dzieje się z danymi po zakończeniu umowy

To pytanie zadaje mało kto przed zakupem, a jest jednym z ważniejszych. Sprawdź dwie liczby: ile dni po wygaśnięciu usługi konto pozostaje dostępne do pobrania danych i po ilu dniach dane są trwale usuwane. Różnica między tymi terminami to Twoje realne okno na migrację. Bywa ono krótkie, a przy nieopłaconej fakturze liczy się od dnia zawieszenia, nie od dnia, w którym się zorientujesz.

Sprawdź też format. Możliwość pobrania plików przez FTP i zrzutu bazy danych to minimum, które pozwala odtworzyć stronę gdzie indziej. Gorzej wygląda sytuacja z pocztą, bo archiwum skrzynek trzeba pobrać osobno, a przy kilkunastu adresach robi się z tego kilka godzin pracy. Jeśli planujesz przeprowadzkę, opisujemy jej kolejność na stronie zmiany hostingu. Umowa powierzenia powinna z kolei wskazywać, czy dostawca po zakończeniu współpracy dane usuwa, czy zwraca, o czym piszemy we wpisie o umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Czego umowa hostingu nie obejmuje

Umowa hostingu dotyczy serwera, nie tego, co na nim stoi. Aktualizacje WordPressa, wtyczek i motywu, usuwanie złośliwego kodu czy poprawki w kodzie strony są poza jej zakresem, chyba że kupujesz usługę zarządzaną i wynika to wprost z dokumentów. To najczęstsze nieporozumienie przy awarii: klient zakłada, że skoro płaci za hosting, ktoś pilnuje jego strony, a dostawca odpowiada wyłącznie za dostępność serwera. Zakres opieki opisujemy na stronie utrzymania strony internetowej.

Poza umową hostingu leżą też licencje na oprogramowanie, które na tym serwerze działa: płatny motyw, wtyczki z roczną subskrypcją, komercyjny system sklepowy. Każda ma własny termin odnowienia i własne warunki, a wygasła licencja zwykle nie wyłącza strony, tylko po cichu odcina aktualizacje bezpieczeństwa. Warto trzymać je w jednym rejestrze z kalendarzem odnowień razem z resztą firmowego oprogramowania, bo inaczej wychodzą na jaw dopiero przy audycie albo po włamaniu. Osobną umową jest wreszcie rejestracja domeny, którą często prowadzi inny podmiot niż hostingodawca.

Lista kontrolna przed podpisaniem

Zanim zapłacisz pierwszą fakturę, odpowiedz sobie na sześć pytań. Ile wynosi cena odnowienia i czy jest podana jawnie. Ile godzin ma dostawca na reakcję i czy ta liczba jest w dokumencie. Jak długo sięgają kopie zapasowe i kto wykonuje przywrócenie. Czy dostajesz umowę powierzenia danych bez dopytywania. Ile dni po wygaśnięciu usługi możesz pobrać dane. Czy możesz zrezygnować bez kosztów, gdy dostawca zmieni warunki.

Jeśli na wszystkie sześć znajdziesz odpowiedź w dokumentach albo w mailu od wsparcia, umowa jest przewidywalna i nie ma znaczenia, że nikt jej nie podpisywał długopisem. Jeśli na trzy albo więcej odpowiedzi nie ma, to sam w sobie jest wynik testu. U nas komplet tych informacji jest w cenniku i w regulaminie, cena odnowienia równa się cenie regularnej, a fakturę VAT z polskim NIP wystawiamy automatycznie, o czym piszemy na stronie hostingu z fakturą VAT. Jeśli porównujesz konkretnych dostawców, zweryfikowane stawki odnowienia zebraliśmy między innymi w zestawieniu alternatywy dla dhosting oraz w porównaniu hostingu dla firm.